Il nostro obbiettivo: la qualità di tutti i processi aziendali

La gestione dei processi produttivi:
Manuale della Qualità
Il Manuale della Qualità descrive in modo compiuto l’approccio della direzione nell’organizzazione delle proprie attività con riferimento alla soddisfazione del Cliente ed al miglioramento continuo, sia esso legato alla fornitura di prodotti e/o servizi al Cliente sia esso legato agli aspetti più globali di principi imprenditoriali di gestione dell’ambiente, della sicurezza, dell’etica dei rapporti.
Il Manuale della Qualità è il documento "bussola" che guida tutte le attività delle varie funzioni aziendali. E' preciso compito dei responsabili di funzione divulgare i contenuti del Manuale della Qualità assicurandosi della corretta comprensione, presso i diretti collaboratori.
Procedure Gestionali 
Le Procedure Gestionali (PG) sono documenti operativi propri dell'Ente o del Reparto in cui vengono utilizzati. Definiscono le modalità di funzionamento delle attività dei vari servizi, che interessano il sistema.
Procedure Operative
Le Procedure Operative (PO) definiscono le modalità operative specifiche delle attività dei vari servizi, che interessano il funzionamento del Sistema.
Registrazioni e Documenti
All’interno di questo gruppo di documenti rientrano tutti gli altri documenti, moduli, registrazioni, che fanno parte del Sistema.
In particolare:
Moduli (MR)
I moduli sono contraddistinti, dalla sigla MR. Sono utilizzati per la registrazione dei dati relativi al monitoraggio del livello di prestazione dei processi, dei prodotti e dei servizi o delle misurazioni ed analisi preventive.
Documentazione tecnica, disegni
Sono tutti quei documenti che contengono indicazioni riguardanti caratteristiche generiche e specifiche dei prodotti/servizi forniti. Sono considerati Documenti Tecnici i capitolati, le specifiche di prodotto, le specifiche di prova e tutti quei documenti del Cliente, o proprie delle normative del Paese in cui si produce o commercializza il prodotto/ servizio.
Documentazione Cliente e capitolati
Sono i documenti forniti dei Clienti che riguardano gli aspetti tecnici, commerciali  e qualitativi del prodotto/servizio fornito.
E’ responsabilità dell’ente ricevente:
-                      Qualità per i documenti inerenti alla qualità
-                      Direzione Generale per i documenti tecnici e di vendita,
inoltrarli e renderli disponibili ai servizi coinvolti entro 5 giorni lavorativi per rendere applicabile quanto dalla documentazione stessa è richiesto.
Documentazione relativa alla gestione del Personale
Sono i documenti che si riferiscono alla gestione del personale compresi quelli riguardanti la formazione, i piani di sviluppo delle risorse umane ecc.
Documentazione relativa agli Acquisti
Tutta la documentazione riguardante la gestione degli acquisti e dei fornitori quali ordini, richieste d'offerta, elenchi dei fornitori autorizzati ecc.
Documentazione relativa al servizio commerciale
Tutta la documentazione riguardante la gestione delle vendite quali gli ordini, la revisione del contratto, le ricerche di mercato, l'analisi della concorrenza ecc.
Documentazione del Sistema di Gestione della Sicurezza
Fanno parte della documentazione del Sistema Integrato i documenti di origine interna od esterna relativi agli aspetti ambientali e di sicurezza sul lavoro.
Tale documentazione comprende le comunicazioni ricevute, a qualsiasi titolo e da qualunque fonte, sia essa un organismo governativo, o privato o qualsiasi, la documentazione ufficiale relativa all’ottemperanza delle disposizioni di legge e/o altrimenti sottoscritte.
Indicatori aziendali
Documenti riepilogativi degli obiettivi e delle prestazioni puntuali dei vari servizi. Questi documenti scaturiscono dalle riunioni di Riesame della Direzione e sono approvati direttamente dalla Direzione Generale.
Tenuta sotto controllo dei documenti
 Tutta la documentazione del sistema di gestione integrato è tenuta sotto controllo, aggiornata, verificata, definendo:
-                      le modalità di emissione
-                      le modalità di approvazione
-                      le modalità di distribuzione
-                      le modalità di identificazione
-                      le modalità di aggiornamento e riesame
-                      le modalità di archiviazione e rimozione dei documenti obsoleti
-                      le modalità di salvaguardia e tutela dei dati, della riservatezza e della proprietà delle  nformazioni fornite dai Clienti, per tutta la documentazione interna ed esterna del sistema di gestione
Gestione della Documentazione
Redazione.
I documenti vengono redatti utilizzando formati standard (cartigli standard, sostanzialmente composti da intestazioni e piè di pagina definiti).
Il cartiglio di ogni documento contiene tutte le informazioni relative alla redazione, all’approvazione, all’emissione del documento stesso, nonché la storia delle modifiche, ad eccezione delle Istruzioni Operative e dei Moduli, per i quali esiste un apposito elenco che riporta tali informazioni.
Identificazione
I documenti hanno identificazione univoca tramite numero di identificazione, titolo o altre informazioni secondo quanto riportato nel modulo MR 04 00: “Tabella dei Moduli e dei Documenti di Registrazione”
La prima stesura di ogni documento è contrassegnata da Numero di Edizione = 0. Gli aggiornamenti dei documenti avranno numeri di Edizione progressivi. Le modifiche vanno registrate sul cartiglio del documento.
Emissione
Il Responsabile del Sistema di Gestione ha cura di emettere il documento e di farlo approvare dal responsabile definito dalla tabella.
Approvazione
Il documento cartaceo viene approvato dal responsabile mediante apposizione della propria firma.
Distribuzione
La distribuzione dei documenti aggiornati deve essere fatta contestualmente a tutti i destinatari affinché non convivano, all'interno dell'azienda,  documenti aggiornati e documenti obsoleti.
Stessa prassi deve essere seguita per i documenti nuovi.
Il responsabile del sistema di gestione ha l’onore e l’onere di distribuire i documenti e di tenerne aggiornata la situazione.
La documentazione ufficiale del Sistema Integrato (Manuale, Procedure, Moduli) ha formato e modalità di distribuzione cartacea ed elettronica. La distribuzione avviene tramite moduli di distribuzione specifici la cui gestione e conservazione sono a cura del Responsabile SGQ.
Le registrazioni della Qualità sono in formato cartaceo ed elettronico ma molti dati (per esempio il gestionale) risiedono su computer. In questo caso viene fatto backup periodico di tutti i dati del sistema informatico, e la conservazione delle copie di backup è fatta in sedi diverse dallo stabilimento.
Il tempo massimo tra l'approvazione di una norma o in particolare ed in modo specifico il ricevimento di documentazione di origine esterna, e la loro distribuzione/applicazione non deve essere superiore ai 5 gg lavorativi, quando non altrimenti restrittivamente specificato sui documenti stessi.
Aggiornamento e riesame
I documenti vengono aggiornati e riesaminati per valutare la loro corrispondenza con l’evoluzione delle attività, delle condizioni esterne o interne.
Tale riesame avviene in occasione delle riunioni di riesame della Direzione.
Archiviazione e rimozione dei documenti obsoleti
L'archiviazione dei documenti cartacei/informatici deve essere effettuata in modo da garantire la loro preservazione da danneggiamenti o manomissioni.
Ogni servizio/funzione responsabile dell'archiviazione di documenti relativi al Sistema deve predisporre uno spazio idoneo.
La gestione di dettaglio dei documenti specifici, di cui si richiama la famiglia nella tabella di distribuzione, è indicata nelle singole procedure operative.
Alla fine del periodo di conservazione della documentazione obsoleta, la stessa può essere distrutta.
Salvaguardia della sicurezza e tutela dei dati
Del server e del computer gestionale viene effettuato a cura del Responsabile Tecnico il back-up periodico dei dati, con frequenza giornaliera.
La gestione della contabilità viene effettuata all’ interno
Sono i documenti forniti dei Clienti che riguardano gli aspetti tecnici, commerciali  e qualitativi del prodotto/servizio fornito.
E’ responsabilità dell’ente ricevente:
-                      Qualità per i documenti inerenti alla qualità
-                      Direzione Generale per i documenti tecnici e di vendita,
inoltrarli e renderli disponibili ai servizi coinvolti entro 5 giorni lavorativi per rendere applicabile quanto dalla documentazione stessa è richiesto.
Documentazione relativa alla gestione del Personale
Sono i documenti che si riferiscono alla gestione del personale compresi quelli riguardanti la formazione, i piani di sviluppo delle risorse umane ecc.
Documentazione relativa agli Acquisti
Tutta la documentazione riguardante la gestione degli acquisti e dei fornitori quali ordini, richieste d'offerta, elenchi dei fornitori autorizzati ecc.
Indicatori aziendali
Documenti riepilogativi degli obiettivi e delle prestazioni puntuali dei vari servizi. Questi documenti scaturiscono dalle riunioni di Riesame della Direzione e sono approvati direttamente dalla Direzione Generale.
Del file di dati viene periodicamente (una volta al mese o in occasione di rilevanti azioni) effettuata copia di back-up, che viene conservata in un sito diverso dalla Sede
In ogni caso esiste di tutto la copia “hardware” (cartacea) che costituisce il riferimento per un eventuale “disaster recovery”.
I documenti  e le informazioni di proprietà del Cliente sono gestiti garantendone la sicurezza ela salvaguardia. Tuttele proprietà del Cliente sono registrate con le procedure relative alle bolle ed alla documentazione in ingresso.
Tenuta sotto controllo delle registrazioni
 Al pari dei documenti del sistema, anche tutte le registrazioni relative sono:
-          definite
-          controllate
-          mantenute ed archiviate
in modo che ne sia garantita la leggibilità, rintracciabilità, protezione, eliminazione.
Ogni documento di registrazione riporta numero di Codice, data di aggiornamento-num. progressivo e firma (o sigla) del Responsabile che l’ha emessa. Esiste un elenco, sotto forma anche esso di Documento di Registrazione della Qualità, che riporta tutti i Documenti di Registrazione in vigore, le relative responsabilità e lo stato di validità .
Questo elenco è il  MR 04 00: “Tabella dei Moduli e dei Documenti di Registrazione”
Il Manuale della Qualità, le Procedure Gestionale e le Procedure Operative riportano, per quanto attinente, i riferimenti ai vari Documenti di Registrazione richiamati.
Il Responsabile del Sistema di Gestione ha cura di assicurarsi che tutti gli interessati abbiano recepito le nuove versioni dei pertinenti documenti, attraverso la raccolta delle ricevute di ritorno della distribuzione dei documenti stessi.
Il DG ha cura di conservare le copie di back-up su CD-Rom, che vengono fatte annualmente, di tutti i documenti in vigore ed obsoleti, per 2 anni dall’obsolescenza.
Inoltre la copia cartacea (il master) viene sempre conservata negli archivi fisici del DG, per gli anni riportati sulla relativa tabella citata in precedenza.
Il formato cartaceo dei documenti di registrazione viene SEMPRE prodotto e conservato. La validità dei documenti ha priorità con riferimento al sistema cartaceo.
"La gestione di dettaglio dei documenti specifici, di cui si richiama la famiglia nella tabella di distribuzione, è indicata nelle singole procedure oparative."

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